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Jean Marie Nkolo

Titre du poste
Délégué permanent aux affaires administratives chargé de la gestion des ressources humaines et des finances en Europe

Titulaire du poste
Jean Marie Nkolo

Mission
Diriger le service administratif au plan stratégique, opérationnel et personnel. Gérer l’engagement des ressources aussi bien financières qu’humaines. Créer un réseau complexe de relations structurées où intervient hommes, machines et procédures, qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base à la prise des décisions. Assurer la charge des dossiers du personnel et de toutes les tâches qui en découlent, dans le cycle allant du recrutement des collaboratrices et collaborateurs jusqu’à leur départ de l’office. Représenter l’organisation en cas de besoin en justice de Prud’homme.

La gestion des ressources humaines (GRH) – ex-gestion du personnel, est l’ensemble des pratiques mises en œuvre pour administrer, mobiliser et développer les ressources humaines impliquées dans l’activité de l’organisation. Ces ressources humaines sont l’ensemble des collaborateurs de tous statuts (ouvriers, employés, cadres) appartenant à l’institution mais aussi, et de plus en plus, liés à elle par des rapports de sujétion (ainsi, les collaborateurs des sous-traitants sont considérés comme faisant partie de fait du périmètre des ressources humaines de l’entreprise).

Dans un premier temps, cette fonction est entendue dans une perspective opérationnelle. Il s’agit d’administrer un personnel qui peut être numériquement important et réparti en différents niveaux de hiérarchie ou de qualification: (gestion de la paie, droit du travail, contrat de travail).

Dans un second temps, la fonction acquiert une dimension plus fonctionnelle. Il s’agit d’améliorer la communication transversale entre services et processus et de mettre en œuvre un développement des collaborateurs tout au long de leur séjour dans l’organisation (gestion des carrières, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ou (GPEC), recrutement (sélection), formation). Sa formulation, comme celle de toute mission dans une organisation caritative, repose sur les principes suivants:

  • Un verbe d’action: (p.ex. assurer, garantir, organiser), qui doit réellement correspondre au rôle du département.
  • Un contenu du rôle à assumer: il complète le verbe d’action (p.ex. assurer la réalisation des objectifs fixés). Il précise aussi le domaine d’activité.
  • Les destinataires/clients: il s’agit d’identifier le public qui attend réellement les prestations (p.ex. les cadres supérieurs, les chefs de groupe, l’ensemble des collaborateurs).
  • La qualité à fournir: il s’agit de déterminer, de manière succincte, la façon dont on évaluera les prestations (p.ex. selon les attentes définies; selon les critères d’évaluation déterminés; dans le cadre du budget).

La manière: précisera la façon dont les prestations seront assurées (à travers une gestion prévisionnelle des ressources; à l’aide d’un plan de formation et de développement des compétences, d’un processus de Coordination Objective de la politique de développement du personnel; par le biais d’une collaboration étroite). Il est vrai que la formulation sera plus longue que ce qui existe habituellement dans les fonctions principales, mais la mission aura l’avantage d’être plus complète.

 

Le responsable des ressources humaines, assure sa mission et fonction, en collaboration avec les autres directions et les responsables de terrain dans une logique d’objectifs fixés par le Directeur permanent à ce titre, il est coresponsable de domaines comme par exemple la production ou la gestion de la qualité. Il est possible d’identifier de nombreuses tâches pour cette fonction qui sont : L’administration du personnel. L’enregistrement, le suivi et le contrôle des données individuelles, et collectives du personnel de l’institution. L’application des dispositions légales et réglementaires dans le service. La préparation des commissions et des réunions. Le maintien de l’ordre et du contrôle ainsi que les travaux de pointage. La gestion au sens large (cette expression recouvre trois domaines). L’acquisition des ressources humaines par la gestion de l’emploi, programmes de recrutement, plans de carrières: mutations, promotion, analyse des postes et l’évaluation des personnes. La gestion des rémunérations par l’analyse et l’évolution des postes, grille de salaires, politique de rémunération, intéressement et participation, la gestion de la formation: par la détection des besoins, l’élaboration des plans de formation, la mise en œuvre des actions de formation et l’évaluation des résultats. La communication et l’information. Les tâches de la direction des ressources humaines en cette matière sont: la définition des publications orientées vers l’extérieur et la conception des messages, La gestion des moyens de communication: journal de l’organisation, affichage, audio-visuel, réunions systématiques. L’amélioration des conditions de travail. En cette matière les principaux thèmes sont: l’hygiène et la sécurité au travail et dans les trajets, l’ergonomie des conditions de travail, la prévention des risques psychosociaux et des maladies professionnelles. La Gestion des Ressources Humaines nécessite la mobilisation de connaissances et expertises variées: gestion, économie, droit, sociologie, psychologie.

Position hiérarchique
Est directement subordonné au Directeur Permanent en Europe

Subordonnés directs
Personnel de son rayon d’action.

Relations fonctionnelles
Les Syndicats, différents services: main d’œuvre, emploi, inspection du travail, administration fiscale, douanes, tribunaux, agences de placement du personnel, médecine du travail, fiduciaires, assurances diverses, ainsi que tout ce qui sera utile et nécessaire assujettie à la fonction, quoique non expressément énumère dans le présent cahier de charges.

Fonctions principales
Les profils de poste de la Gestion des Ressources Humaines, tels qu’on les retrouve formulés dans le présent cahier de charges, couvrent l’ensemble des missions suivantes:

La gestion des entrées et sorties:
Recrutement des équipes, réalisation des fiches de poste, rédaction des contrats de travail, établissement des dossiers administratifs de chaque salarié, parcours d’intégration, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. La supervision de la gestion administrative du personnel et la paie, suivi administratif du personnel et déclarations aux organismes sociaux, gestion des visites médicales, suivi disciplinaire.

Préparation des paies (éléments variables, cotisations sociales, absences). Elaboration des documents budgétaires et des différents bilans et rapports obligatoires. Suivi administratif des relations Sociales, gestion administrative des réunions avec les Instances représentatives du Personnel (IRP), et, suivi des dossiers,

Réalisation des tableaux de bord, Informations / communications aux salariés, La formation, élaboration du plan de formation continue et mise en place de formations internes et externes, mobilité interne des collaborateurs (revue du personnel, facilitation de la mobilité géographique, Les missions annexes ou transversales, La pénibilité au travail, La veille juridique et sociale).

Au sein de l’institution
Planifie le budget de fonctionnement. Evalue les besoins financiers. Vérifie les recettes et les dépenses. Analyse et apprécie les budgets des différents projets et programmes. Supervise les règlements inhérents au fonctionnement administratif (notes de frais, salaires, voyages, loyers etc.).

Gère et analyse les dossiers financiers et du personnel de la représentation Permanente. Participe à l’élaboration du budget prévisionnel. Etudie des problèmes particuliers relevant de la fonction. Assure une partie de la facturation. Tient la comptabilité (charges, revenus, comptes de bilan et d’investissements des services).

Assume en outre la suppléance, sur les plans techniques et organisationnels, des responsables: de l’administration du personnel et de la comptabilité en la matière. Collabore par ailleurs aux mutations salariales ainsi qu’à l’établissement de statistiques et d’évaluation dans le système.

Traite les cas de rentes et d’indemnités journalières des défavorisés dans le cadre des résolutions de l’ORDES en matière de sécurité sociale. Gère les ressources humaines en mettant l’accent sur la qualité des prestations et la collaboration. Maîtrise les aspects financiers et administratifs.

Soutient et développe les ressources humaines. Met à disposition des méthodes et outils de gestion des ressources humaines. Favorise l’utilisation des potentiels et compétences des collaborateurs. Respecte les intérêts de l’organisation et de l’individu. Contribue à renforcer la culture d’entreprise.

Gère le flux des factures des fournisseurs. Contrôle les mouvements comptables. Assure l’application des directives. Prépare en collaboration avec le Directeur Permanent, l’établissement du compte de résultat et du bilan. Assure l’imputation et la saisie d’écritures comptables, la passation des écritures de bouclement, le suivi administratif et fiscal des différents services.

Participe à la définition de la stratégie et des objectifs achats du secteur. Elabore les dossiers d’achats en collaboration avec les chargés des projets. Identifie les meilleurs fournisseurs. Gère les offres d’emploi. Assure la gestion administrative, financière et technique, ainsi que la gestion du personnel.

Coordonne l’élaboration du plan financier pluriannuel des budgets et prévisions, dès la définition des objectifs. Elabore et instaure les indicateurs de gestion et outils de pilotage pour mesurer les écarts et valide la cohérence des plans d’action.

Analyse les causes des divergences et propose les mesures correctives. La sensibilisation aux modèles de gestion, la formation des acteurs et le conseil aux différents interlocuteurs de l’institution sont essentiels au succès de sa mission.

Suit la gestion du bâtiment du siège et de son entretien courant : parking, alarme, assurances, aménagement extérieur et intérieur, équipement en machines, entreprise de nettoyage, conciergerie. Entretient les relations avec les fournisseurs spécifiques concernant l’achat de mobilier, le matériel, les véhicules et les télécoms, etc.