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TITRE DU POSTE
Délégué permanent chargé de la logistique en Afrique du Sud
Titulaire du poste
MR Mathieu Djeb Trai

Mission:
Conclut tout ou partie des achats de matières premières, de produits élaborés, ou semi-élaborés ou de services nécessaires à la production de l’entreprise Prospecte les marchés, évalue la capacité des fournisseurs à répondre aux impératifs de coûts, de délais, de qualité, de quantité. Négocie les meilleures conditions en tenant compte des objectifs techniques et commerciaux. Assure l’interface entre les fournisseurs, la production, la commercialisation et la recherche-développement

Le responsable logistique coordonne et optimise la circulation des matières premières et des produits de l’institution, avec pour principal objectif la réduction des délais et des coûts. Son rôle est d’élaborer la politique de gestion des flux et le planning de production. Traiter l’approvisionnement des matières premières. Sélectionner les transporteurs, les transitaires et négocier les conditions tarifaire. Optimiser le stockage et la manutention. Assurer l’expédition des produits finis. Manager les opérateurs logistiques le cas échéant. Réceptionner les marchandises en provenance de l’étranger et assurer les transactions.

Environnement
Industries, mais aussi grande distribution et sous-traitants en transport et logistique ont besoin d’un responsable logistique sur leur site de fabrication ou dans leur entrepôt de stockage. Le responsable logistique est une ressource incontournable qui travaille avec la production, les achats, les sous-traitants, les transporteurs, Il peut être amené à gérer le matériel divers de l’institution. (Voitures, engins agricoles, matériel du bureau et des dispensaires etc.)

Position hiérarchique:
Il est directement subordonné au Directeur Délégué Permanent

Subordonnés directs :
Personnel soumis sous sa responsabilité

Relations fonctionnelles :
Autorités administratives.

Institutions, associations, fondations, coopératives, diverses corporations, organisations nationales, intercontinentales et internationales.

Fonctions principales:
Responsabilité générale : coordination de la gestion appropriée, efficace et rentable des activités de la chaîne logistique pour une mission retenue, conformément à la politique et aux normes de l’institution.

Proposer à l’équipe de coordination, une stratégie d’approvisionnement adaptée intégrant les enjeux, les objectifs, les spécificités et les contraintes des membres de l’équipe de coordination (stratégies interservices)

Garantir le respect et la mise en œuvre des décisions de l’équipe de coordination, rendre compte au Directeur Délégué Permanent: (stratégies et objectifs associés, équipe de coordination, moyens et méthodes, responsable de la chaîne d’approvisionnement).

Assurer la stabilité des activités d’approvisionnement dans le cadre des interventions régulières et urgentes des intéressés

Assurer la mise en œuvre des méthodes normalisées (affectation des ressources humaines et descriptions de poste, communication interne et externe, procédés et procédures, documentation d’accompagnement, outils, rapports, assistance et formation sur le terrain, etc.)

Assurer, avec le coordinateur médical et le pharmacien de l’institution, l’intégration de la gestion des entrepôts médicaux (capitale et projets) sous la responsabilité de la logistique/approvisionnement (exigences, mise en œuvre et calendrier)

Responsabilités opérationnelles/techniques

Approvisionnements
Contrôler et évaluer la stratégie de la gestion de la chaîne logistique GCL existante (mise en place, suivi, mesure et rapports) ; en collaboration avec la coordinatrice des activités, en tenant compte des objectifs, des spécificités, des responsabilités d’approvisionnement et des contraintes de chacun des membres de l’équipe de coordination.

Assurer la stabilité de l’utilisation normalisée des outils d’approvisionnement, particulièrement en matière de logistique, à tous les maillons de la chaîne logistique (capitale et projet, achats, gestion centralisée des stocks, fret, transport).

Élaborer les Directives d’approvisionnement de la mission avec les principaux membres de la mission (au niveau de la capitale et des projets) et procéder à leur évaluation annuelle en collaboration avec l’équipe de coordination (principalement avec la coordinatrice des activités.

Veiller à ce que l’efficacité de la gestion de l’approvisionnement dans la mission soit mise en œuvre conformément aux directives et aux procédures de l’ORDES, au sein des activités régulières de la mission comme lors des actions d’urgence.

Suggérer la stratégie d’évaluation du marché et collaborer aux études de marché dans le cadre de la mission.

Établir et maintenir le contact avec les autres sections de l’institution (dans le pays ou au niveau régional) ou d’autres organismes, en vue d’une collaboration éventuelle et d’un échange de ressources et d’informations concernant les approvisionnements.

Établir la liaison avec le coordinateur des finances en cas de contrainte budgétaire ou liée aux bailleurs de fonds, en rapport avec les activités d’approvisionnement. Gestion des commandes et des achats.

Veiller à ce que les membres de l’équipe, comprennent et respectent l’organisation des procédures de commandes.

Conformément aux besoins opérationnels: suivre, actualiser et réviser le cas échéant les procédures d’achat en place pour l’approvisionnement local, afin d’obtenir des articles de bonne qualité au meilleur prix possible.

Établir et actualiser la liste des fournisseurs (locaux et régionaux) dans la base de données.

Maîtriser les sources d’approvisionnement par le biais de la prospection des marchés locaux et régionaux

Établir un lien adéquat entre l’approvisionnement et la finance, former l’équipe à la tenue du budget

Veiller à ce que les activités d’achat dans l’institution, soient mises en œuvre conformément à la procédure standard de l’ORDES.

Au sein de l’institution :

Gestion des stocks
Veiller à ce que les entrepôts soient sécurisés et à ce que le stockage soit dimensionné en fonction des besoins

Assurer une gestion des stocks adéquate et l’organisation de l’entrepôt conformément aux normes et à la politique de sécurité en vigueur.

Fournir des conseils sur les moyens nécessaires requis pour la gestion des stocks (RH, matériaux et équipements) aux niveaux périphériques

Définir les différents stocks au niveau périphérique (quoi ? Qui ? Fréquence de commande) Définir une stratégie de préparation aux situations d’urgence pour les stocks avec l’équipe de coordination

Veiller à ce que l’inventaire des biens soit suivi et actualisé en fonction de l’état (tous les trimestres)

Fret et livraison
Évaluer le marché du transport local et surveiller les tarifs des transporteurs. Assurer la gestion du fret international, régional et national Si nécessaire (nouvelle politique d’importation nationale), actualiser la procédure d’importation, et le chronogramme international des commandes

Gestion des ressources humaines
Concevoir un organigramme de l’approvisionnement adéquat conformément aux normes de l’ORDES, fondés sur le principe suivant: un projet, comprenant la capitale, un responsable chargée de l’approvisionnement et son remplaçant ainsi qu’une équipe d’approvisionnement.

Coacher, former et donner du soutient à l’ensemble des acteurs de l’approvisionnement (capitale et projets, département médical, logistique et finance). Veiller à l’utilisation adéquate de toutes les procédures et de tous les outils standards de l’ORDES et former à leur utilisation, dans le cadre de l’approvisionnement. Expatriés et personnels nationaux.

Évaluer la taille actuelle de l’organigramme de l’approvisionnement en fonction des défis à relever pour la mission. Assurer un suivi individuel du personnel de l’approvisionnement (national et international): assistance, coaching et évaluations (intermédiaires et en fin de chaque mission).

Si nécessaire, assurer l’accueil, le briefing et le débriefing des nouveaux personnels expatriés et nationaux nouvellement recrutés.

S’assurer que chaque poste d’approvisionnement, et en particulier celui du chargé de l’approvisionnement, puisse être pourvu par un remplaçant intérim identifié et formé en amont.

Gestion administrative
Veiller à l’efficacité de l’administration de l’approvisionnement (capitale et projets) et à la mise en œuvre des outils standards (en particulier pour la logistique). Veiller à ce que tous les documents d’approvisionnement soient archivés de manière adéquate.

Veiller à ce que tous les documents d’approvisionnement fassent l’objet d’un suivi approprié, conformément aux procédures, règles et directives en cours au sein d’une mission.

Évaluer et actualiser toutes les bases de données de la logistique (capitale et projets).

Information
Participer régulièrement aux réunions de logistique, de coordination, et du département coordination et des finances si nécessaires (au niveau de la capitale et des projets)

Mener des réunions d’approvisionnement régulières, analyser et résoudre les problèmes de communication avec les autres services.

Communiquer régulièrement avec le supérieur hiérarchique direct afin d’assurer une bonne compréhension de vos activités et priorités respectives. Rapports et communication

Soumettre des rapports d’activité réguliers sur l’approvisionnement à l’équipe de coordination (rapports mensuels, trimestriels, annuels et autres rapports requis).

Assurer un contrôle régulier des commandes pour l’équipe de coordination / de projet (clients).

Contact régulier avec les membres de la coordination de la mission. Participer au plan d’action annuel et aux budgets et révisions y afférents. Informer immédiatement le responsable hiérarchique direct et/ou le conseiller technique de toute information qui a ou pourrait avoir un impact sur la gestion de la chaîne logistique.

Informer immédiatement le responsable hiérarchique direct de tous problèmes survenant au sein de la mission (liés à des problèmes d’approvisionnement).Fournir des rapports de visites de terrain et des recommandations adéquates.