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Titre du poste

Directrice administrative chargée de la gestion des ressources humaines et des finances au Cameroun

Titulaire du poste
Mme: Philomène NOAH

Mission
Management des équipes en charge des activités suivantes: Comptabilité, trésorerie, fiscalité, contrôle de gestion, audit, droit, ressources humaines, communication, système d’information, services généraux, achats.

Gestion administrative
Définir les principales orientations des systèmes de contrôle. Mettre en place les procédures de gestion et les indicateurs nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction.

Comptabilité, contrôle de gestion, reporting
Garantir la fiabilité des comptes de l’institution et l’établissement des documents financiers et comptables en conformité avec la législation. Superviser les équipes comptables dans le respect des délais et des procédures. Superviser le contrôle de gestion dans ses missions et la préparation des résultats. Élaborer le budget en conformité avec les choix stratégiques de la direction générale au Cameroun

Trésorerie, crédit, recouvrement, relations bancaires
Élaborer les plans de financement de l’institution, et valider les budgets de trésorerie répondant aux besoins de financements externes. Suivre la situation de la trésorerie, analyser les écarts constatés par rapport aux prévisions.

Droit des affaires, fiscalité
Contrôler les engagements juridiques de l’institution (assurances, sous-traitance) en centralisant et validant l’ensemble des contrats établis. Veiller au respect de la législation, assurer une veille juridique, conventionnelle. Valider les choix fiscaux avec les experts (fiscaliste, commissaire aux comptes, auditeur), assurer les relations avec les services fiscaux. Superviser le règlement des contentieux.

Ressources humaines
Etre le garant du respect des obligations sociales et de la législation en vigueur. Superviser les services administratifs du personnel (paie, contrats de travail, dossiers du personnel). Superviser les recrutements, la gestion de carrière, la formation. Mettre en place la politique de rémunération en liaison avec le directeur Général au Cameroun. Gérer les relations avec les instances représentatives du personnel.

Système d’information, organisation, procédures
Définir les besoins et moyens nécessaires à l’optimisation des systèmes d’information et de gestion. Piloter l’implantation de nouveaux outils de gestion

Communication
Garantir la fiabilité des informations financières

Achats
Superviser le service Achats en charge de la centralisation des commandes. Appuyer les opérationnels dans les négociations avec les fournisseurs.

Services généraux
Négocier les contrats importants des prestations centrales ou externalisées (téléphone, entretien, fournitures). Mettre en place des outils de gestion visant à réduire les coûts des services généraux. Gérer les travaux de rénovation des locaux.

Audit interne
Superviser les missions d’audit interne des services de l’ORDES. Cameroun

Position hiérarchique
Est directement subordonnée au Directeur Général ordes Cameroun

Subordonnés directs
Personnel ORDES Cameroun

Relations fonctionnelles
Les Syndicats, différents services: main d’œuvre, emploi, inspection du travail, fiscaux, douanes, tribunaux, agences de placement du personnel, médecine du travail, fiduciaires, assurances diverses, ainsi que tout ce qui sera utile et nécessaire assujettie à la fonction, quoique non expressément énumère dans le présent cahier de charges

Fonctions principales
Les profils de poste de la Gestion des Ressources Humaines, tels qu’on les retrouve formulés dans le présent cahier de charges, couvrent l’ensemble des missions suivantes:

La gestion des entrées et sorties:
Recrutement des équipes, réalisation des fiches de poste, rédaction des contrats de travail, établissement des dossiers administratifs de chaque salarié, parcours d’intégration, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. La supervision de la gestion administrative du personnel et la paie, suivi administratif du personnel et déclarations aux organismes sociaux, gestion des visites médicales, suivi disciplinaire.

Préparation des paies (éléments variables, cotisations sociales, absences). Elaboration des documents budgétaires et des différents bilans et rapports obligatoires. Suivi administratif des relations Sociales, gestion administrative des réunions avec les Instances représentatives du Personnel (IRP), et, suivi des dossiers,

Réalisation des tableaux de bord, Informations / communications aux salariés, La formation, élaboration du plan de formation continue et mise en place de formations internes et externes, mobilité interne des collaborateurs (revue du personnel, facilitation de la mobilité géographique, Les missions annexes ou transversales, La pénibilité au travail, La veille juridique et sociale).

Au sein de l’institution
Planifie le budget de fonctionnement. Evalue les besoins financiers. Vérifie les recettes et les dépenses. Analyse et apprécie les budgets des différents projets et programmes. Supervise les règlements inhérents au fonctionnement administratif (notes de frais, salaires, voyages, loyers etc.).

Gère et analyse les dossiers financiers et du personnel au Cameroun. Participe à l’élaboration du budget prévisionnel. Etudie des problèmes particuliers relevant de la fonction. Assure une partie de la facturation. Tient la comptabilité (charges, revenus, comptes de bilan et d’investissements des services).

Assume en outre la suppléance, sur les plans techniques et organisationnels, des responsables: de l’administration du personnel et de la comptabilité en la matière. Collabore par ailleurs aux mutations salariales ainsi qu’à l’établissement de statistiques et d’évaluation dans le système.

Traite les cas de rentes et d’indemnités journalières des défavorisés dans le cadre des résolutions de l’ORDES en matière de sécurité sociale. Gère les ressources humaines en mettant l’accent sur la qualité des prestations et la collaboration. Maîtrise les aspects financiers et administratifs.

Soutient et développe les ressources humaines. Met à disposition des méthodes et outils de gestion des ressources humaines. Favorise l’utilisation des potentiels et compétences des collaborateurs. Respecte les intérêts de l’organisation et de l’individu. Contribue à renforcer la culture d’entreprise.

Gère le flux des factures des fournisseurs. Contrôle les mouvements comptables. Assure l’application des directives. Prépare en collaboration avec le Directeur Général au Cameroun, l’établissement du compte de résultat et du bilan. Assure l’imputation et la saisie d’écritures comptables, la passation des écritures de bouclement, le suivi administratif et fiscal des différents services.

Participe à la définition de la stratégie et des objectifs achats du secteur. Elabore les dossiers d’achats en collaboration avec les chargés des projets. Identifie les meilleurs fournisseurs. Gère les offres d’emploi. Assure la gestion administrative, financière et technique, ainsi que la gestion du personnel.

Coordonne l’élaboration du plan financier pluriannuel des budgets et prévisions, dès la définition des objectifs. Elabore et instaure les indicateurs de gestion et outils de pilotage pour mesurer les écarts et valide la cohérence des plans d’action.

Analyse les causes des divergences et propose les mesures correctives. La sensibilisation aux modèles de gestion, la formation des acteurs et le conseil aux différents interlocuteurs de l’institution sont essentiels au succès de sa mission.

Suit la gestion du bâtiment du siège et de son entretien courant: parking, alarme, assurances, aménagement extérieur et intérieur, équipement en machines, entreprise de nettoyage, conciergerie. Entretient les relations avec les fournisseurs spécifiques concernant l’achat de mobilier, le matériel, les véhicules et les télécoms, etc.

Pouvoir de décisions
Gère le budget de lORDES Cameroun, en collaboration avec le Directeur Général. Coordonne et informe des dispositions légales. Est examinatrice juridique des actes (recevabilité des réquisitions). Assure le suivi des conséquences sur le plan financier de la répartition des tâches.

Propose l’approbation des contrats types de travail. Contrôle les instituts ORDES dispensant les formations destinées aux demandeurs d’emploi. Assure la coordination entre les services. Veille à l’application des lois, règlements et plans relatifs à l’aménagement de l’urbanisme. Sous réserve des tâches spéciales attribuées à d’autres services.

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