Titre du Poste
Assistante du Vice-président chargé de l’administration générale du personnel et des finances
Titulaire du poste
Mme Dounia Laouani
Description L’assistante gestion du personnel assure, au sein de l’ONG, la gestion administrative du personnel. Elle participe aux opérations de recrutement, élabore les contrats de travail et contribue à l’intégration des collaborateurs.
Rattachée au Vice-président chargé de l’administration générale du personnel et des finances, l’assistante gestion du personnel gère les tâches administratives et fait le lien entre le personnel et le service de ressources humaines. Elle a en charge la gestion administrative du personnel, elle s’occupe du suivi des dossiers des salariés, assure la gestion des contrats de travail, l’organisation des visites médicales, suit les divers documents administratifs, la formation, etc. Les absences et les départs des salariés, les contrats de travail et les congés, les bordereaux de charges sociales, les dossiers de maladie et de prévoyance, la rédaction juridique de certains accords tels que la participation et l’intéressement des salariés sont de son ressort.
A ce poste administratif, auquel peuvent s’ajouter la participation aux opérations de recrutement, l’élaboration les contrats de travail et la contribution à l’intégration des collaborateurs, l’assistante gestion du personnel doit être en relation directe avec de nombreux pôles de l’institution comme les organismes extérieurs. Elle doit donc faire preuve d’une grande mobilité: Compétences, droit social, comptabilité et maîtrise des logiciels de gestion de paie et de ressources humaines. Par ailleurs, l’assistante gestion du personnel a un rôle de médiation administrative entre les chefs de service et le personnel. Elle doit donc avoir un certain sens du contact, voire de la négociation, savoir écouter ses interlocuteurs. Et il lui faut de la discrétion (savoir garder pour elle des informations sensibles, sur les rémunérations par exemple).
Titre du poste
Assistante du Vice Président chargé de la planification et la réalisation des projets et programmes d’activités
Titulaire du poste
Mme Siham Kerrazi
Définition
L’assistante a pour fonction principale, de seconder le chef de projet dans toutes les tâches qui lui sont attribuées, dans la conduite d’un projet quel qu’il soit. Elle a un rôle indispensable puisqu’elle est le relais officiel et opérationnel du ou de la chef de projet.
Mission
Ses missions sont variées: l’assistante participe à la phase de conception initiale, s’occupe du suivi et de la mise à jour des plannings, assiste les équipes techniques, gère au jour le jour les relations avec les prestataires et enfin veille à la conformité du cahier des charges avec la réalisation.
Dans le cadre d’un fonctionnement complet, apporte une assistance solide et permanente au Vice Président chargé de la planification et la réalisation des projets et programmes d’activités, en matière d’organisation professionnelle et personnelle, et à ce titre:- elle organise la tenue des réunions du secteur et la réalisation de leurs comptes-rendus grâce à sa très bonne maîtrise des outils et des techniques de communication, elle effectue également un travail de recherche très élaboré et fournit à la direction ses documents de travail qu’elle met à jour, si besoin est.
Elle décharge sa hiérarchie de toutes les tâches administratives, mise en page des projets, organise ses journées, ses voyages, assure son secrétariat personnel et élabore son courrier à partir de ses consignes.
Elle est également chargée d’organiser les réunions de travail: elle prépare les dossiers, s’occupe de prévenir les personnes concernées et assiste à ces réunions de travail pour en assurer les compte rendus.
Outre ses responsabilités envers son patron, elle s’occupe de la réalisation de toutes les opérations nécessaires au fonctionnement d’une unité, aux relations internes et externes et à l’organisation du temps. Elle se charge aussi de la coordination entre les différents services de l’institution et supervise le travail de ses collaborateurs afin de garantir de bons résultats. L’accompagne dans la planification et dans la préparation de ses engagements professionnels.
